Datenschutz für Bewerber

Mit den nachfolgenden Erläuterungen informieren wir Bewerber gemäß der geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) i.V.m. dem Bundesdatenschutz (BDSG) über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns sowie über die den Bewerbern zustehenden Rechte.

1. Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist:

ambiFOX GmbH | ambiFOX source GmbH | ambiFOX network GmbH

Fleehook 1, 48683 Ahaus, Deutschland
Telefon: +49 (0) 2561 8693-0
E-Mail: info@ambiFOX.com
Website: www.ambiFOX.com

2. Wie kann der Datenschutzbeauftragte erreicht werden?
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der per Mail über die Mailadresse datenschutz@ambifox.de oder postalisch über die in 1. genannte Anschrift zu erreichen ist. Postalische Zuschriften versehen Sie bitte mit dem Zusatz „Datenschutz – persönlich / vertraulich“.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Das Unternehmen verarbeitet im Bewerbungsprozess die vom Bewerber zur Verfügung gestellten Daten (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten). Die Verarbeitung erfolgt für die Bewerberauswahl. Ohne die Daten können wir den Bewerbungsprozess mit Ihnen nicht durchführen können.

4. Wofür werden die Daten verarbeitet und auf Basis welcher Rechtsgrundlage geschieht dies?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich für Zwecke des Bewerbungsverfahrens und des sich daraus evt. ergebenen Beschäftigungsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 a, b oder f DSGVO.

5. Erfolgt eine Weitergabe von personenbezogenen Daten und wenn ja, an wen?
Im Rahmen der Bewerbungsverfahren erfolgt eine interne Weitergabe an die für das Verfahren relevanten und beteiligten Stellen.

6. Erfolgt eine Weitergabe von personenbezogenen Daten in ein Drittland?
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht.

7. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und zeitnah mit dem Ende des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Sofern wir von Bewerbern eine Einwilligung zur dauerhaften Speicherung der Bewerbung erhalten, speichern wir die Bewerbungsdaten. Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.
Unabhängig von den Aufbewahrungsfristen ist zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben. Dies gilt für Papierakten und für digitale Daten in IT-Systemen.
Im angemessenen zeitlichen Zusammenhang mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erfolgt eine datenschutzkonforme Vernichtung der papierbasierten Akten sowie ein Löschen der Daten in IT-Systemen.

8. Welche Rechte der Betroffenen bestehen?
Bewerber sind aus Datenschutzsicht als Betroffene bzw. Betroffener zu sehen, deren bzw. dessen Daten verarbeitet werden.
Insofern sind die Betroffenenrechte unter Wahrung bestimmter Voraussetzungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu gewährleisten:

8.1. Auskunft
8.2. Berichtigung
8.3. Löschung / Recht auf Vergessenwerden
8.4. Einschränkung
8.5. Widerspruch
8.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
8.7. Widerruf von Einwilligungen
8.8. Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde

9. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten?
Damit eine Teilnahme am Bewerbungsverfahren möglich ist, müssen die für die Bewerbung notwendigen Daten und Informationen vom Bewerber zur Verfügung gestellt werden.

10. Werden Daten für eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling verwendet?
Im Rahmen der Bewerbungsverfahren kommen keine Techniken zum Einsatz, die ein Profiling gem. Art. 4 Nr. 4 DS-GVO oder eine automatische Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO ermöglichen.

Verarbeitung personenbezogener Daten im Online-Bewerbungsverfahren in Verbindung mit Personio

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

ambiFOX GmbH
Fleehook 1
48683 Ahaus

Tel.: +49 (0) 2561 8693 – 0

Handelsregister Coesfeld HRB 10852

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Comdatis it-consulting GmbH & Co. KG
Deventer Weg 8
48683 Ahaus-Alstätte

Deutschland

Telefon: +49 (0) 2567 82900-00
E-Mail: info@comdatis.de
Website: www.comdatis.de

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 90 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 90 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf ambifox.com/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.